De integriteit en authenticiteit van personen en gegevens beschermen

U bent advocaat. Uw beroep eist een vertrouwensrelatie met uw cliënten, partners en medewerkers. Typisch aan uw beroep is ook dat u delicate, vertrouwelijke informatie behandelt waarbij gegevens van uw cliënten of van andere derden bescherming eisen. Deze bescherming geldt ook in de zin van integriteit en authenticiteit van de persoon die ze behandelt. In die zin is ook identiteitsdiefstal een risico waartegen u zich moet beschermen. (Dit risico schuilt soms in gebruik van schijnbaar identieke of toch voldoende gelijkaardige e-mailadressen.)

Als u tegelijk ook nog bedenkt dat alle informatie in uw beroep bedoeld is om gedeeld, uitgewisseld, overgedragen te worden, wat zijn dan de elementaire risico's waartegen u zich moet wapenen?

• Om te beginnen moet een advocaat zijn cliënten, maar ook elke derde met wie hij informatie uitwisselt, kunnen garanderen dat hij wel degelijk is wie hij beweert te zijn. Als cliënt eis ik van mijn advocaat dat hij alle nodige maatregelen neemt, zeker in elektronische conversatie, bv. via e-mail, om mijn vertrouwen en de veiligheid van mijn gegevens te waarborgen.
• Verder moet elk geproduceerd document – ongeacht of het opgeslagen is op schijf dan wel circuleert – beschermd worden tegen elke ongepaste aanpassing. Iedereen begrijpt bv. hoe belangrijk het is om aan een derde die een ontwerp van overeenkomst ontvangt, te garanderen dat het afgesproken bedrag niet werd gewijzigd (al dan niet bewust). Ander voorbeeld: de cliënt garanderen dat de ontvangen factuur wel degelijk verwijst naar de bankrekening van de advocaat en niet die van een of andere oplichter.
• Een e-mail ondertekenen of de bijgevoegde stukken, of beide?

Advocaten worden aangespoord om hun e-mails te ondertekenen met een certificaat. Op die manier garanderen ze een zekere authenticiteit van de verzender van het bericht. Maar als een dergelijke ondertekende mail naar een derde wordt verzonden, zou deze op zijn beurt de mail volledig of gedeeltelijk kunnen "forwarden/doorsturen", met de eventueel bijgevoegde stukken. De ondertekening verdwijnt … en daarmee ook de beoogde doelstelling om een zekere authenticiteit en integriteit te waarborgen.

Ter aanvulling van de ondertekening van de e-mails maakt de ondertekening van bijgevoegde stukken integraal deel uit van de verzonden documenten. Alleen zo vervolgt deze uitwisseling (inclusief de kopieën) correct zijn weg via forwarden/doorsturen naar derden.

Idealiter moeten de ondertekening van het bericht in de e-mail zelf EN de ondertekening van de bijgevoegde stukken dus gecombineerd worden.

U wenst logischerwijze overigens ook de doeltreffendheid van uw werk te verbeteren en de administratieve taken maximaal te beperken. Dat kan bijvoorbeeld als volgt:

Beperking van de kosten die verbonden zijn met verzending van papieren documenten zoals facturen, besluiten, contracten (en facturen liever elektronisch dan op papier versturen, met waarborg voor de integriteit en authenticiteit van deze facturen, enz.);

Beperking van de kosten die verbonden zijn met werk dat noodzakelijk is bij de verwerking van papier: bijvoorbeeld 5 mensen die elk elke pagina van een document van 200 bladzijden moeten paraferen;

U zou bereid zijn om elektronisch te ondertekenen, maar u vreest dat dit zwaar, complex en duur is.

De aangepaste oplossing voor uw behoeften als advocaat

e-Sign it™ is dé oplossing bij uitstek op maat van uw beroep van advocaat: ze voldoet aan alle hoger opgesomde punten. Bij de ontwikkeling ervan werd rekening gehouden met adviezen van advocaten op het terrein die wij hebben geraadpleegd voor de functies en de ergonomie van het product. Het resultaat: een pakket dat extreem eenvoudig te gebruiken is, door uzelf en door uw secretariaat.

Ons product biedt u alle keuzeflexibiliteit voor de manier van ondertekenen:

• ondertekenen met uw bestaande "standaard" certificaten of met de certificaten die wij u leveren;
• ondertekenen met "gekwalificeerde" certificaten die wij u leveren (of kosteloos die van uw eID-kaart gebruiken).

 Voor wie nog niet over certificaten beschikt, kunnen deze worden geleverd door The eID Company. Dit is een bevoegde certificatieautoriteit (en zeer competitief in verhouding tot de concurrentie). De certificaten zijn bestemd voor u als natuurlijke persoon of voor uw advocatenkantoor als rechtspersoon.

U kunt hiermee één document ondertekenen, of (met twee muisklikken!) een volledig pakket documenten. Voor wie minder vertrouwd is met informatica hebben wij voorzien in een zeer eenvoudige ondertekeningswijze met "drag & drop" (slepen en loslaten).

De software is gratis. U hoeft helemaal geen licentie te betalen. Alleen de gebruikte ondertekeningen worden aangerekend. (Hiervoor is zowel een voorafbetaling als een nabetaling na facturatie mogelijk.) De certificaten die eID Company eventueel aanlevert, worden eveneens per eenheid aangerekend, tegen bijzonder concurrentiële tarieven. Bovendien hebt u het voordeel van een Belgische leverancier met een geïntegreerde, eenvoudige en vooral praktisch bruikbare oplossing.

Wenst u kosteloos een demonstratieversie van E-Sign it te testen of een specifiek op uw context afgestemde offerte te krijgen? Neem dan hier contact met ons op.