De integriteit en authenticiteit van personen en gegevens beschermen

Europa en al zijn lidstaten hebben regels opgesteld voor elektronische facturen, teneinde deze te promoten en zo de bedrijven ertoe aan te zetten de kosten en effecten van papiergebruik maximaal terug te dringen. Door het Koninklijk Besluit dat de overheid eind 2009 goedkeurde, zijn elektronische facturen sinds 1 januari 2010 volledig gelijkwaardig aan papieren facturen voor zover de integriteit en authenticiteit van die elektronische facturen gegarandeerd kunnen worden, en dit wat verzending, ontvangst, verwerking en archivering van de facturen betreft. Het VBO (Verbond van Belgische Ondernemingen) dat mee aan de wieg stond van de nieuwe regels, stelt in dit verband: "Aangezien de administratie in de toekomst niet meer de verplichte methodes zal definiëren om de authenticiteit en integriteit van een factuur te garanderen, zullen de bedrijven zelf de methode kunnen kiezen die hun het best past. Deze soepelheid zal de opmars van de elektronische facturatie ongetwijfeld stimuleren."

Dit is zeer goed nieuws!

De vervanging van papieren facturen door elektronische heeft vele voordelen (bronnen: Ministerie van Economie, VBO, UWE):

  • de verwerking van papieren facturen is zeer duur. Volgens schattingen bedraagt de gemiddelde kostprijs van een uitgaande factuur 8 tot 10 euro ; die van een inkomende factuur 10 tot 15 euro. (Belangrijk element in de kostprijs is de operatie "vergelijking bestelling / factuur".) Deze kosten kunnen minstens gehalveerd worden bij verwerking van elektronische facturen ;
  • de betwistingen – zeer duur in behandeling (kostprijs minstens 5 keer hoger dan bij een niet-betwiste factuur) – kunnen fors beperkt en verlicht worden bij een volledig elektronisch proces ;
  • de keten verzending-ontvangst-betaling kan veel sneller en betrouwbaarder verlopen als de factuur in elektronisch formaat wordt verzonden. Dit maakt een snellere inning en aanzienlijke besparingen in de liquiditeiten mogelijk.

Onderzoek op Europees niveau raamt de financiële winst van een overstap naar elektronische facturatie op minstens 1% (en zelfs 2%) van het aankoopbedrag. Dat is een niet te verwaarlozen effect op de algemene concurrentiekracht van de Europese economie.

Naast de financiële voordelen zou de elektronische facturatie een betekenisvolle ecologische CO2-impact laten registreren (minder transport van documenten, bv. tussen een bedrijf en zijn administratiekantoor, en minder verbruik van papier: volgens schatting 15.000 ton/jaar in België).

Bedrijven wisselen vandaag al vele commerciële documenten uit via elektronische weg. De papieren factuur is momenteel vaak het enige document dat bedrijven belet om over te stappen naar een volledig geïntegreerde en geautomatiseerde verwerking van deze documenten (die te maken hebben met bestelling, levering met facturatie, verwerking, betaling en archivering). Om de automatische verwerking van hun facturen mogelijk te maken, sturen vele bedrijven zowel een (gemakkelijker te verwerken) elektronische als een papieren versie (voor de veiligheid) van hun factuur.

Om deze redenen stellen wij u onze oplossing voor uw elektronische facturen voor: E-Sign it, voor de elektronische ondertekening van uw facturen in PDF-formaat:

Met e-Sign it™ kunt u namens het bedrijf (bv. met een certificaat voor rechtspersoon dat wij u leveren), of namens de mensen die binnen uw bedrijf verantwoordelijk zijn uw PDF-facturen elektronisch ondertekenen. Met de tool kunt u facturen individueel of in groep verwerken: manueel of automatisch op server(s).

De voordelen van e-Sign it™ om uw facturen elektronisch te ondertekenen:

  • Geen enkele voorafgaande investering. Hiermee verlagen we maximaal de drempel "kostprijs" om een facturatiesysteem in te voeren. U betaalt alléén een vergoeding per ondertekende factuur.
  • Totale opheffing van de complexiteit van de elektronische ondertekening. Hiermee verlagen we maximaal de drempel "complexiteit in gebruik" om de elektronische ondertekening van facturen in te voeren.
  • e-invoicing levert u het ideale middel voor administratieve vereenvoudiging van uw verwerking.
  • e-invoicing levert u het ideale middel om processen en controles te automatiseren.
  • Dankzij de PDF-ondertekening leveren wij u het ideale middel ter versterking van de strijd tegen fraude en factuurbetwistingen. Een ondertekend PDF-document is duidelijk beter beveiligd tegen manipulatie dan een papieren factuur. Bovendien kan de elektronische versie heel gemakkelijk worden vergeleken met elk ander document, bestelbon, elektronisch origineel van de factuur, enz.
  • Met e-invoicing is verzending van facturen in bulk mogelijk, via e-mail met PDF-facturen als bijlagen.

Wenst u meer te weten over dit product, lees dan E-Sign it, of neem hier contact met ons op.

Hoeveel kan mijn bedrijf uitsparen? Vraag nu een gratis en vrijblijvende evaluatie !