e-Archivering van uw originele documenten

U gebruikt in uw onderneming informatie of documenten in elektronisch formaat. Deze documenten kunnen voortkomen van papieren originelen (bv. na een scan), of meteen in elektronisch formaat gegenereerd zijn (bv. een PDF-document).

Ons product richt zich tot u als u verplicht bent om deze papieren documenten te bewaren omdat het originele documenten betreft en omdat u moet voldoen aan een eis tot bewaring van deze wettelijke originelen (voor een bepaalde termijn).

In dat geval moet u zeer waarschijnlijk – om praktische redenen binnen de onderneming – parallel hiermee dagelijks werken met elektronische "kopieën" van die informatie (papieren originelen).

Dit veroorzaakt meer dan waarschijnlijk operationele kosten en bewaringskosten voor deze papieren originelen. Immers:

  • de archivering van papier kost geld terwijl het voor uw organisatie in de praktijk zou volstaan te werken met elektronische kopieën;
  • elke opzoeking van het papieren originele document kost geld.

Lossen de oplossingen met e-Archivage het probleem op?

Zeer gedeeltelijk. De oplossingen op de archiveringsmarkt of met elektronische back-up maken het wel mogelijk elektronische scans of elektronische documenten op te slaan, maar dat zijn geen originelen waarvan men de integriteit en authenticiteit kan bewijzen. Dat geldt a fortiori nog minder voor langetermijnopslag.

Het documenten e-Originalisatie product

Met dit product kunt u:

  • uw papieren originelen omzetten in elektronische originelen, zodat de bewaring van het originele papier niet meer nodig is ;
  • op wettelijk erkende wijze en onherroepelijk de integriteit en authenticiteit van documenten waarborgen ;
  • onmiddellijk elektronische wettelijke originelen produceren ;
  • integere archieven bewaren van elektronische wettelijke originelen, ter vervanging van papieren archieven ;
  • uw documentenstromen en elektronische bestanden in PDF-formaat hergebruiken en behouden voor zover ze binnen uw organisatie bestaan ;
  • uw archiveer- en back-upsystemen (met of zonder versleuteling) hergebruiken en behouden, voor zover ze bestaan binnen uw organisatie. In die zin behoudt u de keuzevrijheid om de opslag van uw elektronische documenten intern of extern bij een derde te behouden.

Hoe werkt ons product?

De werking van het product steunt op twee technologieën die verbonden zijn met de elektronische ondertekening, om de volgende cryptografische eigenschappen te gebruiken:

  • Het document onwijzigbaar maken. De handtekening zal in deze context – analoog aan de papieren wereld – werken als een wassen zegel met de stempel van de eigenaar. Het is niet mogelijk zelfs de kleinste wijziging aan te brengen in dit document, maar het blijft leesbaar en bruikbaar. Hiermee wordt bovendien het bewijs van integriteit geleverd.
  • Het document onbetwistbaar maken wat zijn authenticiteit betreft. De combinatie van de elektronische handtekening met het gebruik van een timestamp (een gecertificeerde tijdsregistratie) zorgt ervoor dat de herkomst van het document wettelijk onbetwistbaar en niet te verwerpen is.
  • Een periodieke herhaling van ondertekening (re-timestamping) van gearchiveerde originele documenten garandeert een wettelijke bewaring op lange termijn die onbetwistbaar is en door de rechtbanken wordt aanvaard. Dit proces verloopt automatisch en vraagt geen manuele interventie in de archieven.
  • The eID Company levert de klant het certificaat (of de certificaten) dat/die nodig is/zijn voor deze elektronische handtekening. De klant hoeft zich dus niet te bekommeren om zeer technische voorafgaande maatregelen.
  • De werking verloopt automatisch. De klant heeft de keuze om zijn specifieke infrastructuur te verwerven.

De voordelen van het product

Een oplossing om de kosten voor hantering en archivering van uw wettelijke papieren originelen uit te schakelen.

Voorbeeld: "de opslag van uw 1.000 A4-dozen kost u 100 euro per jaar, te verhogen met telkens kosten voor zoeken en levering van een specifiek document uit het archief" wordt "opslag van ondertekende documenten op harde schijf kost u 33 euro per jaar, met uitschakeling van de kosten voor zoeken en levering van het document".

Een oplossing ter verzoening van enerzijds elektronische documentenstromen (uw workflows) en anderzijds de originelen van documenten. Dit genereert een vermindering van uitwisselings- en transmissiekosten van originelen.

Voorbeeld: "een origineel zoeken in papierarchief nr. 123, dit origineel laten zoeken, een gelijkvormige kopie maken, het origineel opnieuw opbergen in het papieren archief" wordt "het originele PDF-origineel (onmiddellijk) opzoeken en het versturen als bijlage bij een e-mail".

Een ecologischere oplossing die het milieu respecteert door productie en behandeling van papier nog meer te verminderen.

Wij ondersteunen en integreren gemakkelijk met uw huidige leverancier voor archivering.

Wenst u meer te weten over dit product, of wenst u een specifieke studie van uw geval, neem dan hier contact met ons op.