Imaginez 5 personnes devant parapher un document de 200 pages...

Protéger l'intégrité et l'authenticité des informations et des personnes

Vous êtes avocat. Votre profession exige une relation de confiance avec vos clients, vos partenaires et vos collaborateurs. Typiquement votre profession traite des informations sensibles, confidentielles qui requièrent une protection des données de vos clients ou d'autres tiers, également une protection au sens de l'intégrité et de l'authenticité de ces informations et de la personne qui les traite. En ce sens l'usurpation d'identité est également un risque dont il est nécessaire de se protéger (ce risque peut se concrétiser par l'utilisation d'adresses emails suffisamment ressemblantes ou voire identiques).

Comme toute information dans votre métier est destinée à être partagée, échangée, transmise quels sont les premiers risques élémentaires contre lesquels se prémunir ?

• Tout d'abord un avocat doit pouvoir garantir à ses clients ainsi qu'envers tout autre tiers avec lequel il échange des informations qu'il est bien celui qu'il prétend être. En tant que client j'exige de la part de mon avocat que celui-ci prenne toutes les mesures nécessaires, a fortiori dans des échanges électroniques par e-mail par exemple, pour assurer ma confiance et la sécurité des données qui me concerne.
• Ensuite tout document produit, que ce soit un document stocké sur disque ou un document qui circule, doit être protégé contre toute altération inappropriée ; par exemple on comprend aisément l'importance d'assurer au tiers qui reçoit un projet de contrat à signer que le montant prévu n'a pas pu être modifié (volontairement ou involontairement). Autre exemple: assurer au client que la facture reçue à payer correspond bien au compte an banque de l'avocat et non pas d'un escroc quelconque, etc.
• Signer un email, signer les pièces jointes ou les deux ?

Les avocats sont incités à signer leur emails au moyen d'un certificat ; ceci dans le but d'assurer une certaine authenticité de l'expéditeur du message. Lorsque l'on envoie un tel mail signé vers un tiers, ce dernier pourrait à son tour "forwarder/transmettre" tout ou partie du mail, en ce y compris les pièces jointes éventuelles. Dés lors la signature a disparu... ainsi que l'objectif recherché d'assurer une certaine authenticité et intégrité.
En complément de la signature des emails, la signature des pièces jointes fait partie intégrantes des documents envoyés et de ce fait suit tout le parcours des échanges, y compris les copies, les "forward/transmission" vers des tiers.

Idéalement il faudrait donc combiner : signature du message dans le corps de l'email ET signature des pièces jointes.

Par ailleurs, vous souhaitez logiquement améliorer l'efficacité dans votre travail et réduire au maximum les tâches administratives, par exemple :

• Réduire des coûts liés à l'envoi de papiers, tel que factures, conclusions, contrats (et plutôt que le papier, envoyer des factures par email en assurant l'intégrité et l'authenticité de ces factures, etc.).
• Réduire des coûts liés au travail nécessaire de traitement du papier : exemple 5 personnes qui doivent parapher chaque page d'un document de 200 pages ...
• Vous seriez prêts à signer électroniquement mais craignez que ce soit lourd, complexe et coûteux...

La solution adaptée à vos besoins d'avocats

E-Sign it™ est par excellence la solution qui vous convient dans votre métier d'avocat et qui répond aux points mentionnés ci-dessus. Elle a été développée en tenant compte d'avis d'avocats terrain, consultés afin de nous guider dans les fonctions et dans l'ergonomie du produit. Le résultat est un logiciel extrêmement simple à utiliser par vous-même, ou par votre secrétariat.

Notre produit vous offre toute la flexibilité de choix de méthode de signature :

• signer avec vos certificats "standards" existants ou que nous vous fournissons ;
• signer avec des certificats "qualifiés" que nous vous fournissons (ou utiliser gratuitement celui de votre carte eID).

Ceux parmi vous qui ne disposent pas encore de certificat, pourront être fournis par eID Company étant une autorité de certification compétente (et très compétitive par rapport à la concurrence), soit pour vous en tant que personne physique, soit pour votre bureau d'avocat, soit en tant que personne morale.

Vous pouvez ainsi signer un document, un groupe de documents en deux clics. Pour les moins aguerris à l'informatique parmi vous, nous avons prévu un mode de signature simplissime par "glisser & déposer" (drag & drop).

Le logiciel est gratuit, aucune licence ne vous est tarifée. Seules les signatures consommées sont payées (il existe un mode prépaiement, ou un mode post-paiement et facturation). Les certificats éventuels livrés par eID Company sont également tarifés par unité, à des prix tout-à-fait compétitifs. De plus, vous bénéficiez de l'avantage d'un fournisseur belge avec une solution intégrée, simple et surtout pratiquement utilisable.

Vous souhaitez tester une version de démonstration gratuite de e-Sign it™ ou obtenir un devis selon votre contexte ? Contactez-nous ici.