e-Archive de vos documents originaux

Vous utilisez dans votre entreprise des informations ou des documents sous format électronique. Ces documents
peuvent être issus d’originaux papiers (ex : après un scan), ou être générés directement au format électronique
(ex : un document PDF).

Notre produit s’adresse à vous si vous êtes obligés de conserver ces documents papiers parce ce sont des originaux et que vous
devez vous conformer à une exigence de conservation de ces originaux légaux (sur une certaine durée).
Dans ce cas, il aussi très probable que pour des raisons pratiques au sein de l’entreprise, vous travaillez parallèlement
journalièrement avec des “copies“ électroniques de ces informations (originaux papier).

Ceci vous occasionne plus que probablement des coûts opérationnels et des coûts de conservation des originaux papier puisque :

• il faut payer un archivage papier alors qu’en pratique travailler sur les copies électroniques suffirait dans votre organisation;
• il faut payer chaque recherche de document original papier ;

Les solutions d’e-Archivage résolvent-elles le problème ?

Très partiellement. En effet, les solutions du marché d’archivage ou de backup électroniques permettent certes de stocker des
scans électroniques ou des documents électroniques, mais ils ne sont pas des originaux dont on peut prouver l’intégrité et
l’authenticité; a fortiori encore moins pour du stockage de longue durée.

Le produit d’e-Originalisation de vos documents

Le produit vous permet de :

• transformer vos originaux papiers en originaux électroniques, permettant d’éliminer la conservation du papier original ;
• garantir de manière légalement reconnue et de manière irrévocable l’intégrité et l’authenticité des documents ;
• produire directement des originaux légaux électroniques ;
• conserver des archives intègres d’originaux légaux électroniques en remplacement des archives papier ;
• vous réutiliser et conserver, s’ils existent dans votre organisation, vos flux de documents électroniques, vos fichiers électroniques au format PDF ;
• vous réutilisez et conservez, s’ils existent dans votre organisation, vos systèmes d’archivage et de backup (avec ou sans encryption). En ce sens vous conservez la liberté de décider du stockage de vos documents électroniques en interne, en externe chez un tiers.

Comment notre produit fonctionne-t-il ?

Le fonctionnement du produit est basé sur deux technologies liées à la signature électronique afin d’utiliser les propriétés cryptographiques suivantes :

• Rendre le document inmodifiable. La signature va agir dans ce contexte, par analogie au monde papier, comme un cachet de cire estampillé du sceau du propriétaire. Il est impossible d’y apporter la moindre modification au document, tout en le gardant lisible et utilisable. La preuve de l’intégrité du document est ainsi assurée ;
• Rendre le document incontestable sur son authenticité. La combinaison de la signature électronique avec une utilisation d’un timestamp (un horodatage certifié) rend irrépudiable et légalement incontestable la source de ce document ;
• Une itération périodique de signature (re-timestamping) des documents originaux archivés garantit une conservation légale long terme, qui est incontestable et accepté en Justice. Ce processus est automatique et ne nécessite pas d’intervention manuelle dans les archives ;
• The eID Company fournit au client le(s) certificat(s) nécessaires à ces opérations de signature électronique. Le client ne doit donc pas se soucier d’un pré-requis très technique ;
• Le fonctionnement s’effectue automatiquement et le client a le choix d’obtenir son infrastructure dédiée.

Les avantages du produit

Une solution pour éliminer les coûts de manutention et d’archivage de vos originaux légaux papiers.

Par exemple : “stocker vos 1000 boîtes A4 vous coûtant 100 par an, plus les coûts ponctuels de recherche et livraison d’un document précis de l’archive“ devient  “stocker des documents signés sur disques durs vous coûtant 33 par an et élimination des coûts ponctuels de recherche et livraison de document“.

Une solution pour concilier d’une part des flux électroniques de documents (vos workflows), et d’autre part les originaux de documents. Cela génère une réduction de coûts d’échange et de transmission d’originaux.

Par exemple : “rechercher un original dans l’archive papier n°123, faire chercher cet original, faire une copie conforme, replacer l’original dans l’archive papier“ devient  “rechercher le PDF électronique original instantanément et le transmettre en pièce jointe
dans un email…“

Une solution plus écologique et respectueuse de l’environnement en permettant encore une réduction de manipulation et de production de papiers.

Nous supportons et nous nous intégrons facilement avec votre fournisseur actuel éventuel d’archivage.

Pour en savoir plus sur ce produit, ou nous demander une étude spécifique à votre cas, contactez-nous ici.